Prosedur Permintaan dan Pengajuan Surat-surat Akademik

UPDATE 2019-08-31.

Sehubungan dengan telah dimulainya penggunaan aplikasi S.M.A.R.T yang baru, maka untuk permintaan dan pengajuan surat-surat akademik akan diproses melalui aplikasi. Jika tidak melalui aplikasi maka silahkan datang langsung ke Bagian Akademik dan Administrasi Umum (BAAU).

Apa saja jenis surat yang sudah disediakan melalui aplikasi S.M.A.R.T? Perhatikan kode surat dan apa saja kolom yang harus diisi.

Jenis Surat	Kode	Kolom Isian	Kategori
Surat Keterangan Aktif Kuliah	001 919	tidak ada isian	Surat Keluar
Surat Keterangan Aktif Kuliah Untuk Gaji/Tunjangan	006	Nama Orangtua NIP/NRP/NIK Pangkat/Golongan Jabatan Instansi	Surat Keluar
Surat Keterangan Kelakuan Baik	004	tidak ada isian	Surat Keluar
Surat Keterangan Tidak Sedang Menerima Beasiswa	003	tidak ada isian	Surat Keluar
Surat Observasi Matakuliah	009	Kepada Siapa Alamat Instansi Kota Matakuliah	Surat Keluar
Surat Permohonan Izin Penelitian Tugas Akhir	002	Kepada Siapa Kota Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai (durasi maksimal 1 bulan) Tempat Penelitian Judul	Surat Keluar
Surat Permohonan Cuti Kuliah	010	Alasan Cuti	Format Surat
Surat Permohonan Pindah Kuliah	011	Prodi Tujuan Kampus Tujuan Alasan Pindah	Format Surat
Surat Permohonan Mengundurkan Diri/Berhenti Kuliah	012	Alasan Mundur	Format Surat

Semua surat-surat akademik telah diatur jenis dan ukuran kertas cetakannya yaitu kertas Folio atau F4. Penggunaan kertas selain itu akan ditolak dan tidak diproses.

Oleh karena itu, sebelum mencetak surat perhatikan dulu cara mencetak surat melalui S.M.A.R.T yang mengikuti aturan berikut:

• Jika tampilan surat langsung muncul di layar, klik tombol printer, atau jika sudah didownload silahkan buka filenya (PDF) kemudian cetak.
• Pada jendela pencetakan, pilih jenis ukuran kertasnya menjadi Folio atau F4, jika tidak ada maka pilih kertas Legal.
• Matikan opsi Fit to Page atau yang sejenisnya agar hasil cetakan 100% normal. Jika hasil cetakan kecil (tidak sesuai estetika dan kelaziman surat) maka surat tidak akan diproses.
• Jumlah cetakan adalah 3 lembar jika surat itu adalah surat keluar yang memerlukan nomor dan tanda tangan pimpinan. Pembagiannya adalah 1 untuk arsip BAAU, 1 untuk arsip mahasiswa dan 1 untuk diserahkan atau digunakan sesuai fungsinya.
• Untuk surat yang sifat/kategorinya format saja dan tidak perlu tanda tangan pimpinan cukup dicetak 1 lembar.

Jika tidak ditemukan surat yang diinginkan silahkan datang langsung ke BAAU. Format-format surat akan ditambahkan secara bertahap ke dalam aplikasi S.M.A.R.T.

Prosedur permintaan dan pengajuan surat melalui aplikasi S.M.A.R.T adalah sebagai berikut:

1. Login menggunakan akun masing-masing
2. Klik MENU (kiri bawah)
3. Masuk menu Beranda Mahasiswa, Pilih Pengajuan Surat, Klik tombol Tambah Data
4. Pilih Jenis Surat Keluar (perhatikan kode surat dan apa saja yang harus diisi, lihat keterangan pada tabel di atas)
5. Biarkan Nomor Surat, Tanggal Surat, Alur Persetujuan dan Keterangan
6. Isi semua kolom yang diperlukan (semua yang berisi angka seperti: 01_Kepada, 05_Tanggal_Mulai, dst)
7. Simpan
8. Cetak Surat 3 rangkap untuk surat yang perlu nomor (baca cara mencetak di atas, jika tidak sesuai tidak akan diproses)
9. Serahkan surat untuk minta tanda tangan dan nomor ke BAAU

 

-BHC201903020747